Le Chef de Service Educatif

Fonction, Position & Evolution

Comment se situer en tant que Chef de Service Educatif ? Quelles tâches lui incombent ? Qu'y a-t-il de commun à tous les Chefs de Service Educatif ?

Ces questions, surtout lorsqu'on vient de prendre un poste, chacun d'entre nous se les pose. Elles ont animé nombre de nos réflexions et, régulièrement nous y revenons. Lorsque nous échangeons, nous percevons bien que nous partageons tous quelque chose de commun mais, quand nous essayons d'en préciser le contenu nous nous heurtons à nos différences, à la singularité de notre fonction dans notre institution particulière.

Tout au long de cette année 2003, nous avons décidé de réétudier les questions de la fonction et de la position de Chef de Service Educatif avec l'ambition d'aboutir à quelque chose sans toutefois avoir la naïveté ou la candeur d'espérer y répondre formellement.

Nous avons mené cette réflexion dans les différentes commissions départementales et à l'assemblée générale de juin 2003, Joël Cadière dans son intervention, nous a apporté des éléments de réponse significatifs à ces questionnements. Il nous a aussi dévoilé les contours de la future formation de cadre de proximité reconnue par le ministère et en accord avec les normes européennes.

A quelques uns, nous avons rédigé cet écrit qui se veut être une synthèse du travail de ces derniers mois en étant une base offrant certains repères. Il reste inachevé et certainement bien perfectible. Il ne demandera qu'à être complété et amélioré.

A la recherche d'une définition

Notre jeune univers professionnel est en évolution constante et notre fonction n'y échappe pas. De l'Educateur Chef issu de l'équipe des éducateurs, nous sommes arrivés au Chef de Service Educatif appartenant à l'équipe de direction. Les institutions évoluent aussi vers davantage de professionnalisme, d'organisation. Le modèle de l'entreprise progresse avec la notion de démarche qualité, l'évaluation des résultats et la prise en compte de l'économie.

La position du Chef de Service Educatif est la caractéristique d'une fonction intermédiaire, c'est-à-dire déchirée, en tension entre deux pôles. Entre toutes les fonctions intermédiaires, on ne peut constituer des frontières établies et fixes. Elles peuvent être toujours négociables. Si l'on attend quelque chose en terme de définition précise de la fonction de Chef de Service Educatif, on se leurre parce que la définition précise on pourra nous la donner, mais on ne pourra pour autant pas solutionner le problème de la position de Chef de Service Educatif.

La difficulté est de trouver une position ajustée à la caractéristique de l'institution dans laquelle on se trouve, or il n'y a pas deux institutions qui ont les mêmes caractéristiques. On ne peut pas et ce serait dangereux de penser qu'on va pouvoir définir un cadre de service qui soit applicable partout. Entre une institution où il y a trois personnes qui travaillent et une institution où il y en a 150, ce n'est pas du tout la même institution.

De fait, quelque soit la définition d'un cadre de service, quelle que soit la formation que l'on a, on va se heurter à notre arrivée dans une institution, à un lieu culturel et organisationnel qui sera extrêmement différent de là d'où on sort. Il y aura obligatoirement des ajustements à faire. D'où la nécessité d'outils et le profil de poste en est un. Dans une institution donnée un profil de poste concernant un chef de service est un bon profil de poste car donné par celui qui a autorité pour définir le poste, c'est à dire le directeur. Le directeur se trouve lui aussi dans une situation intermédiaire entre une association et l'ensemble de ses cadres. Il y a des espaces souples et de fait il y aura toujours négociation sur la fonction.

Même si l'on n'a pas à attendre de paradis formel du chef de service, cela ne veut pas dire non plus que l'ensemble de sa fonction est à négocier dans l'établissement où l'on travaille. Car même s'il n'est pas possible d'établir une définition plus ou moins exacte de la fonction, à la question, quel est le tronc commun en terme de compétences du chef de service, Joël Cadière propose une formalisation en 6 champs d'activités.

Les six champs d'activité

-          1° champ d'activité : le pilotage de l'action

Le pilotage de l'action n'est pas celle de l'institution mais l'action d'une unité fonctionnelle, c'est-à-dire celle du ou des services éducatifs pour le ou les Chefs de Service Educatif concernés. Dans une petite institution, l'unité fonctionnelle peut pratiquement se confondre avec l'institution. Le plus souvent, l'action de l'unité fonctionnelle reste essentiellement la conduite du projet éducatif de l'institution.

Dans les plus grandes où il y a plusieurs services (médico-psy, scolaire,.), il s'agit de celle du service éducatif. Dans certains établissements, il peut y avoir aussi différents services éducatifs dont le Chef de Service Educatif est responsable (hébergement, SAVS, accueil de jour). Dans ce cadre là, il pilote chaque action de ces différentes unités fonctionnelles qu'il a en charge.

Il est le garant des projets de groupe et des projets personnalisés. Ces projets s'inscrivent bien évidemment dans le projet de l'établissement mais ils sont spécifiques à chaque unité fonctionnelle. La mission du Chef de Service est de permettre l'évaluation de chaque action. Sa compétence se situe donc sur un plan technique et sur celui de l' éducatif.

Le pilotage de l'institution dans sa globalité comme ses rapports avec les tutelles, la gestion générale et la gestion des enjeux « politiques » restent le plus souvent le domaine du directeur.

-          2° champ : l'encadrement des équipes éducatives

C'est le domaine avec la communication interne (4° champ) qui est certainement l'un des plus essentiels dans la mesure où il est déterminant pour que le Chef de Service puisse conduire ses missions. C'est dans la crédibilité de son positionnement de cadre, d'autorité, de garant face à et avec  l'équipe qu'il établit sa fonction. Il a en outre à montrer sa compétence par rapport à une équipe de travail. Le Chef de Service est dans un fonction d'organisation du travail sur un public (non pas les usagers mais le personnel qui une fonction éducative auprès des usagers). Donc le public direct du Chef de Service est le personnel.

Il encadre des équipes mais également des professionnels par l'intermédiaire de la gestion des ressources humaines. Sa responsabilité est l'animation et la conduite des équipes, c'est-à-dire faire travailler ensemble des professionnels ayant des formations et des compétences différentes dans un but commun.

Il doit avoir le souci de développer les compétences individuelles et collectives du personnel et des professionnels. Il peut par exemple proposer des actions prioritaires ou des formations individuelles dans le cadre de la formation permanente. Les pratiques éducatives sont en évolution permanente et le Chef de Service doit être vigilant à ce que les membres de son équipe s'y adaptent. De nouvelles techniques (pour notre profession) de management se développent comme les entretiens individuels d'évaluation avec les membres de l'équipe.

Son objectif est aussi de mettre en synergie les professionnels qui composent les équipes pluridisciplinaires afin de mettre les compétences de chacun en cohérence avec  la mission du service (définition des fonctions des différents professionnels et fiche de poste).

Il s'agit bien d'un cadre hiérarchique et il fait partie de l'équipe de direction. A ce titre, il a une compétence technique qui est force de proposition sur les besoins en personnel qualifié lors du recrutement des professionnels. Dans la mesure où il est responsable d'une unité fonctionnelle, il est à même de connaître les besoins de cette unité.

-          3° champ : la gestion administrative et budgétaire

Il ne s'agit pas de la gestion administrative et budgétaire de l'établissement, mais celle de l'unité fonctionnelle. S'il y a une action, une mission, il faut qu'il y ait un budget propre pour sa mise en ouvre et sa réalisation. Le Chef de Service doit transmettre aux équipes les moyens nécessaires à l'accomplissement de ses actions.

Il a un rôle de contrôle et d'évaluation des moyens financiers mis en ouvre pour la réalisation des projets et des actions. Par exemple, en matière d'activités éducatives, le Chef de Service a une certaine compétence dans la gestion de l'enveloppe réservée à cet effet. De la même manière, il a la compétence de la gestion administrative de chaque unité fonctionnelle dans les modalités définies du fonctionnement de cette petite unité.

Dans ce champ, aussi, se retrouvent les tâches d'organisation telles que la gestion des horaires. Dans certaines institutions, on demande au Chef de Service non seulement une gestion financière mais aussi d'établir des prévisions comme évaluer le budget éducatif au sein du budget prévisionnel.

-          4° champ : l'information et la communication

Le positionnement du Chef de Service Educatif est dans une fonction de cadre intermédiaire et il se situe donc au centre de la circulation de l'information. Il est le passage obligé de la communication, montante ou descendante. Il doit avoir une activité et une compétence en terme de communication interne.

Il doit être capable de transmettre des informations, de les analyser, voire de les produire. Il traite ces informations, les analyse et assure leur diffusion. Il doit y avoir un sens qui doit appartenir à une logique dans le choix des informations que l'on transmet au directeur et dans celles que l'on donne aux éducateurs. Le Chef de Service se retrouve entre ceux qui représentent l'institution dans sa totalité et les opérateurs internes à l'institution et donc là, il est dans le rôle de l'encadrement.

C'est à partir des informations que l'on recueille puis de leur analyse que l'on détermine une action ou une stratégie. Il est donc important de saisir les « bonnes » informations, et ensuite de les hiérarchiser sans se laisser envahir par des informations parasites.

Les événements vécus comme importants par les éducateurs n'ont pas forcément à être pris comme tels et à l'opposé d'autres qui peuvent être passés inaperçus ont besoins d'être révélés car ils sont significatifs. Pour cela, le Chef de Service est à la bonne distance du terrain, ni trop près, ni trop éloigné.

-          5° champ : le projet d'établissement

Le Chef de Service participe au projet de la structure, contribue à sa construction. Il doit adhérer à la philosophie de l'association gestionnaire de l'établissement, de sa mission précisée dans l'habilitation et des objectifs définis. Il est la cheville ouvrière du projet de l'établissement.

Ce projet doit vivre en fonction des besoins des usagers et des équipes. Il est l'interlocuteur privilégié dans l'analyse et la transmission des besoins. Il est donc à même de contribuer à  l'élaboration du projet d'établissement et en position de faire des propositions d'orientation auprès de la direction.

Etre cadre, c'est aussi savoir anticiper. Pour faire les propositions efficientes à l'élaboration du projet et participer à inscrire l'établissement sur les voies de l'avenir, il faut posséder une vision politique du domaine où l'on évolue. Il faut anticiper sur les options politiques de la société, sur l'évolution du secteur et sur l'évolution des besoins.

Il existe un lien entre l'acte éducatif et la raison de l'état. On finance une mission en lien avec la politique sociale, on ne finance jamais un établissement. Il faut donc connaître la mission de notre service et le Chef de Service Educatif est un représentant de ce service.

-          6° champ : partenariat d'action et travail en réseau

La question du partenariat est dépendante de la délégation de pouvoir donnée par le directeur de l'établissement. Celle-ci doit être bien précisée, claire et sans ambiguïté. Il s'agit ici de l'une des principales difficultés de la définition même du cadre de la mission du Chef de Service puisqu'elle ne peut se définir qu'en fonction du positionnement du directeur de l'établissement.

Il est donc plus que nécessaire que les membres de l'équipe de direction définissent leur zone d'intervention suivant leur fonction réciproque et de la délégation de pouvoir. Le dysfonctionnement du couple Directeur/Chef de Service vient essentiellement du décalage de niveau de partenariat et se traduit par la question de pouvoir.

La nécessité dans ce champ d'intervention, est l'obligation du Chef de Service de travailler en réseau, par exemple en matière d'orientation, ou d'une prise en charge judiciaire. Le travail en réseau permet de confronter son action, celle de son service, son positionnement aux regards des partenaires et ainsi de les ajuster, de les évaluer et de les valider.

Épilogue

La compétence du Chef de Service se structure dans une fonction d'encadrement autour de la question du projet, du projet de service, du projet de l'unité fonctionnelle. Fondamentalement c'est dans la structuration du projet (c'est-à-dire les 6 champs déjà définis) qu'il y a quelque chose de fédérateur en terme de qualification. Etre Chef de Service, c'est être l'expert du projet de l'unité fonctionnelle.

Il lui faut garder à l'esprit l'essentiel, c'est-à-dire la mission du service dont il a la responsabilité. Cela permet de hiérarchiser les priorités et si les moyens mis en ouvre sont efficients, suffisants et en rapport avec la mission, il assume pleinement sa fonction.

Le Chef de Service a deux types de fonction : il a d'une part, une fonction d'organisation, d'animation de l'équipe et d'autre part, il a une fonction technique, c'est-à-dire comme garant éducatif de ce qui se passe dans une unité fonctionnelle.

Les encadrants de proximité sont des acteurs de la mise en ouvre de l'action sociale et médico-sociale qui tend à promouvoir l'autonomie, la protection des personnes et la cohésion sociale. Ils participent à l'exercice de la citoyenneté, à prévenir les exclusions et à en corriger les effets.

Le Chef de Service est un maillon essentiel de l'organisation par son positionnement intermédiaire entre direction et équipes, entre plusieurs équipes, entre équipes et partenaires. Il joue donc un rôle clé au sein des établissements, des services et des dispositifs d'intervention sociale pour la mise en ouvre des réponses aux besoins des usagers. Il est à son niveau garant du respect des droits des usagers et se doit de favoriser et impulser une réflexion éthique au sein de son unité.

En responsabilité d'une unité de travail, il a pour mission principale l'encadrement d'une équipe et des actions directement engagées auprès des usagers. Il pilote l'action dans le cadre du projet de service dans le respect du projet de l'organisation. Sa position d'interface lui confine une fonction spécifique de communication interne